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成功人士 如何整理电脑档案

成功人士 如何整理电脑档案

 

 

 

寻找电脑档案的时间,单纯是浪费时间。

如果对电脑的管理太过轻忽,不但会遗失重要档案,还会重复无谓的工作,不断的加班。

因此,请大家用心思考要用怎么样的方法,才能有效管理电脑的档案。

 

 

最常见的做法是,先让电脑的记忆体腾出空间(例如把原先的资料转存到别的硬碟或是烧成光碟),接纳新的文件、资料,就可以轻松找到所需的档案,

而这些新的文件、资料,你得这样整理:

 

1.为必须暂时保管的档案,新增一个「暂置资料夹」

这是让电脑桌面不会全是小图示的方法之一。如果你有必须暂时保管的档案文件时,就将该档案移至新增的「暂置资料夹」。

然后,定出一个清理的期限。例如,每过三个月,暂置资料夹里的文件、档案,就自动移到垃圾桶里,这样使用暂置资料夹才会有效率。

 

2.二个以上的档案,就新增一个资料夹

利用资料夹来归纳并整理「2个以上」的档案。不这么做的话,档案会无限增加,寻找档案的速度越来越慢。

接着,就把WORD、EXCEL等档案,放进适合的新增资料夹里。

 

电脑

 

3.档案数量超过七个,就再分出一个资料夹

有一个经验法则,叫做「神奇的数字七」(Magic Number 7)。

简单来说,就是「脑袋无法好好整理超过七个以上的资讯」,所以我们就根据这个法则,只要档案超过七个,就在下一层新增一个资料夹。

不过,可不要愚蠢到「一个档案就设一个资料夹」,这样只会增加寻找档案的时间,千万别这么做。

 

4.资料夹分层,以三层为限

资料夹要分层管理。原则上以三层为限。

例如,第一层是企画书、估价单、参考资料(文件的种类)。第二层是A公司、B公司、C公司(公司名称)。第三层是1月分、2月分、3月分(日期)。

总之,重点就是把资料夹分成三层。至于每一层的新增方式,可以根据自己的工作内容来决定。

 

5.命名非常重要

有些人觉得电脑里的档案、资料夹只有自己会使用,命名时就随随便便。

但是,你至少要取一个让同仁容易寻找、容易理解的名字。

命名时要掌握一个诀窍,就是使用什么样的用语,能够成为搜寻时的提醒或暗示。

一般来说,我们第一个会想到的,就是制作的时间或负责该项工作的人。

 

 

 

 

 

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